No passado, as companhias gastavam muito dinheiro com BI, mas nem sempre conseguiam alcançar os resultados pretendidos.
Prova disso são as reclamações dos utilizadores sobre a falta da qualidade dos dados e dificuldade de utilização dos sistemas e ferramentas de BI, assim como relatórios sobrecarregados com informação, caminhos de relatório incompletos ou dados imprecisos que impactam a tomada de decisões. Estas debilidades são causadas por fraquezas funcionais e organizacionais na implementação de projectos de BI.
Particularmente para novos projectos de BI, é essencial aprender com os erros de outros para que um projecto não falhe. A Information Builders compilou um top 10 das regras de ouro para projectos de BI.
1. Definir os requisitos funcionais. Comparações por indicadores de desempenho (KPI – Key Performance Indicators) são o centro de qualquer aplicação de BI. A equipa do projecto, composta por colaboradores do departamento de TI e de outros departamentos especializados, deve determinar primeiramente que informação deve ser disponibilizada pelas aplicações de BI, quando é necessário estar disponível e em que formato. Devem os números dos meses, semanas, dias, anteriores estar disponíveis e analisados? Quem necessita de aplicações de BI para analisar as tendências no comportamento do consumidor? São as ferramentas de data-mining necessárias para análise estatística?
2. Definir os grupos de utilizadores. A equipa do projecto deve definir quem são os utilizadores da solução de BI. Existem geralmente três grupos de utilizadores: utilizadores gerais de relatórios; os produtores e analistas que avaliam os dados; e finalmente os gestores que decidem os objectivos.
3. Envolver os utilizadores numa fase inicial. O departamento de TI deve criar um protótipo simples da solução numa fase inicial. Desta forma, pode ser feita uma revisão para assegurar que os requisitos essenciais são incluídos desde o início. Na implementação de um projecto de BI, os colaboradores dos departamentos especializados devem sempre ser incluídos paralelamente, uma vez que esses indivíduos no futuro irão trabalhar com as aplicações de BI finais. Quando se testar o protótipo, esses colaboradores podem determinar se o projecto se encontra no bom caminho.
4. Ter apoio da Gestão. A equipa do projecto deve ter apoio da gestão. Esta é a única forma de garantir que os objectivos corporativos a curto e longo prazo sejam incorporados. A implementação é monitorizada pela comparação de indicadores de desempenho (KPI) permanentes dos rácios operacionais mais importantes.
5. Identificar os Indicadores de Desempenho (KPI) requeridos. São necessários valores operativos para a gestão dos processos de uma companhia. A equipa de projecto deve defini-los em conjunto com o departamento especialista. No manuseamento e produção de materiais, por exemplo, indicadores de desempenho tais como “custo do material por cada componente” ou “volume de negócio por colaborador” são variáveis provadas. Isto torna mais fácil determinar se os objectivos foram alcançados ou não.
6. Garantir a integração e qualidade dos dados. Integração dos dados é um factor decisivo para o sucesso de um projecto de BI. A equipa deve identificar os sistemas operacionais nos quais a informação requerida está disponível e como os dados devem ser acedidos: de forma directa ou via armazém de dados? Para informação actualizada, o acesso directo é a melhor opção. Se a qualidade dos dados em bruto não for suficiente, isso deverá ser melhorado com as ferramentas de software apropriadas para aceder a todas as fontes de dados.
7. Descubra que ferramentas de BI já estão disponíveis na empresa. Muitas companhias que procuram BI começam do zero. De facto, é comum que existam aplicações isoladas dentro de equipas e departamentos e, como resultado, exista uma variedade de ferramentas de BI a ser utilizadas, geralmente folhas de cálculo. Quando um novo projecto é iniciado, é necessário determinar se as ferramentas existentes para os utilizadores finais deve continuar a ser utilizadas ou se devem ser substituídas completamente. Na maioria dos casos, a estandardização num único sistema de BI é preferível para garantir consistência na disponibilização da informação dentro da empresa.
8. Escolher o Software de BI correcto. Com uma Proof-of-Concept (PoC), a equipa de projecto decide-se pelo software mais adequado, baseando-se geralmente num briefing específico. Este procedimento permite à equipa de projecto garantir um maior grau de certeza de que o software se adequa ao seu negócio.
9. Limitar o tempo de execução do projecto. Aqui aplica-se a velha regra: “Tudo o que dure mais que seis meses deixa de ser um projecto e passa a ser um problema.” Quando se implementa um novo projecto de BI, os departamentos especializados devem estar centrados e proceder em claros passos definidos. Os subprojectos devem ser desenvolvidos para que os primeiros módulos executáveis e operacionais estejam disponíveis depois de dois ou três meses.
10. Um projecto de BI é um processo constante. Os requisitos das companhias estão constantemente em alteração e o mesmo se aplica a uma aplicação de BI. Todas as soluções de BI têm de ser continuamente desenvolvidas e optimizadas numa base permanente. Esta é a única forma que têm de cumprir os requisitos.
“O BI é primeiramente uma tarefa de controlo, compras, marketing e vendas. Os departamentos especialistas estão familiarizados com os requisitos individuais em termos de gestão da performance funcional e sabem que parâmetros e dados necessitam para controlar os seus processos de negócio”, afirma Klaus Hofmann zur Linden, Technical Manager Germany da Information Builders em Eschborn. “O departamento de TI deve construir a infra-estrutura para as aplicações de BI e assegurar uma operação de confiança”.
Klaus Hofmann zur Linden, Technical Manager Germany, Information Builders
