O Business Intelligence (BI) já existe há bastante tempo e tem assumido diferentes formas ao longo dos anos. As suas diferentes soluções poderão ser bastante confusas para quem não conhece conceito, e a dificuldade das suas diferentes tecnologias poderão ser um impedimento no estabelecimento de prioridades de acção na empresa.
Kevin Quinn
Vice-presidente Produtos de BI e Serviços de Apoio Comercial da Information Builders
Todas as facetas do BI são importantes e têm um papel crucial na estratégia geral de uma empresa. No entanto, são poucas as organizações que compreendem bem a forma como estas várias ferramentas devem ser utilizadas no conjunto para se tornarem totalmente eficazes e eficientes. Por este facto, muitas vezes a ferramenta de BI não é optimizada e o seu nível de rentabilidade fica aquém da sua produtividade máxima.
Após mais de 25 anos a trabalhar neste sector, aprendi que o BI é utilizado em três diferentes formas distintas: estratégica, analítica e operacionalmente. Estes três níveis de Business Intelligence são intrinsecamente diferentes, mas não se excluem mutuamente e não são independentes, devendo estar directamente interligados e trabalhar de forma concertada. Mas como se relacionam entre si estes níveis? Poderá dizer-se que actuam em ciclo: a análise estratégica dinamiza o BI analítico, ao passo que o BI analítico direcciona as iniciativas operacionais, e são estas iniciativas operacionais que acabam por ter impacto na agilidade, na produtividade, na rentabilidade e no lucro de uma empresa.
Comecemos por analisar o BI estratégico. O principal objectivo deste nível de business intelligence é impulsionar o desempenho geral da empresa. Após definida e aceite a estratégia pela administração, são utilizadas várias funcionalidades, como mapas estratégicos, scorecards, relatórios, com o intuito de transmitir a estratégia na forma de objectivos mensuráveis aos colaboradores. Por outro lado, para verificar o sucesso da estratégia traçada, são analisados vários factores cruciais, como índices de satisfação de clientes, quotas de mercado, margens de lucro, entre outros, que revelarão o progresso, ou falta dele, no sentido de alcançar os objectivos traçados. Desta forma, o nível do BI estratégico concentra-se na monitorização do desempenho e da realização dos objectivos.
Assim que a estratégia estiver definida, começa-se a trabalhar o BI analítico. Ao passo que o BI estratégico define as fundações na forma de medições de desempenho essenciais, o BI analítico é utilizado para identificar a origem dos problemas assim que eles forem descobertos. Por exemplo, se os lucros estiverem em queda ou se os índices de perda de clientes estiverem a subir, através do BI analítico as empresas poderão investigar quais os factores que estarão na origem destes resultados. É possível, neste nível, identificar e isolar os problemas que constituem um obstáculo ao desempenho da empresa sob múltiplas perspectivas.
Os resultados obtidos nas actividades analíticas são os que dirigem as iniciativas operacionais. O BI operacional acciona a resolução dos problemas impeditivos do desempenho com iniciativas na forma de aplicações de BI para melhoramento de processos.
Desta forma, proporciona ferramentas para as decisões do quotidiano, que acontecem nos níveis inferiores das organizações, com vista a alcançar os objectivos estratégicos. Estas iniciativas poderão automatizar processos, dar poder de decisão a funcionários, monitorizar o desempenho das iniciativas, assim como disponibilizar imediatamente informação operacional relevante, tendo um impacto directo na capacidade que a empresa tem para atingir os mais variados objectivos, como aumentar as vendas ou a rentabilidade.
Como podemos verificar há uma articulação dos três níveis de BI, sendo este o cenário ideal para o seu funcionamento. Muitas das iniciativas de BI falham, ou não dão os resultados esperados, porque as empresas adquirem, implementam ou utilizam o seu software de business intelligence sem compreenderem este ciclo e a importância do seu funcionamento. Não significa que cada uma das três partes não funcione isoladamente ou que a concentração em apenas uma das facetas não trará resultados positivos. Mas será a articulação do conjunto destes três níveis que dará a máxima rentabilidade às ferramentas de BI. Seria assim que o Business Intelligence deveria funcionar.
