Em todos os sectores as organizações estão a perceber que as suas necessidades para reter informação estão a aumentar, muitas vezes mais rapidamente do que conseguem gerir. Mais informação está a ser criada e armazenada; e a expectativa dos utilizadores é de que serão capazes de aceder a essa informação a partir de qualquer lugar, a qualquer momento. Os colaboradores que utilizam a informação não têm geralmente em conta o formato em que ela está armazenada – o que é importante é a informação em si. A expectativa, mais uma vez, é a de que a informação existe, é útil e compreensível, qualquer que seja a forma que adquire.
Embora praticamente todas as organizações tenham a informação necessária amplamente acessível, existem também requisitos para proteger e limitar o acesso a alguns dados. Os requisitos de práticas de gestão e organização corporativa e de TI são usualmente criados para gerir esta situação e para preservar o que é importante. E ao longo dos anos as regulamentações da indústria e dos governos estipularam requisitos adicionais para a preservação da informação, bem como para a sua protecção e acessibilidade.
Os gestores de informação estão a pensar em disponibilizar tudo: acesso permanente à informação que valorize o negócio e preservação e protecção em conformidade com as regras e os requisitos governamentais. As soluções de Enterprise Content Management (ECM) provaram ser a escolha para a gestão de conteúdos com valor empresarial. Com as suas capacidades altamente desenvolvidas para a segurança, gestão de retenções, controlo de acessos e outros serviços, as soluções ECM podem também disponibilizar uma excelente plataforma para atingir a conformidade e as boas práticas de gestão da informação que irão mitigar o risco da informação.
O Surgimento da Convergência: ECM e o Arquivo de Conteúdos
O arquivo, velha fórmula para melhorar o funcionamento das TI, está agora a tornar-se num componente fundamental de uma plataforma para gestão de conteúdos empresariais, particularmente no que diz respeito à conformidade e às boas práticas da organização da informação. O arquivo permite criar um verdadeiro “armazém” para a informação, conservando-a de uma forma que permite a confiança plena na sua integridade, autenticidade e relevância. O casamento de sistemas ECM e de arquivo fornece benefícios que não estão disponíveis com sistemas de arquivo stand-alone, incluindo a capacidade de aplicar políticas detalhadas para registos e gestão da retenção e dados.
O responsável pelo cumprimento das regras e normas estabelecidas pretende proteger a informação em conformidade com as políticas adoptadas – e o exigido é o cumprimento para todos os tipos de dados. No caso do arquivo, este requisito manifesta-se na forma de um arquivo integrado de conteúdos, ou integrated content archive. Este novo tipo de arquivo disponibiliza a capacidade de absorver, armazenar e gerir diversos tipos de conteúdos, incluindo relatórios, dados não estruturados de utilizadores, emails, ficheiros aplicacionais e de bases de dados, bem como novos tipos de conteúdos que emergem a partir de blogues, ou outros tipos de conteúdos “Web 2.0”.
O processo de arquivo nem sempre forneceu valor-acrescentado. Originalmente, o arquivo foi encarado como uma ferramenta que as TI podiam implementar para guardar as informações que era necessário salvaguardar para registo empresarial permanente ou preservação de um histórico a longo-prazo. Foi (e ainda é) uma ferramenta que pode remover dados antigos e sem acesso habitual de sistemas de produção, de modo a que os sistemas informáticos tenham uma melhor performance, os backups se façam mais rapidamente e o armazenamento possa ser gerido de uma forma mais eficiente ao nível dos custos. Este tipo de arquivo proporciona enormes benefícios em termos de redução de custos e optimização de armazenamento, e continua a ter uma grande procura como parte de uma estratégia de TI para gestão de informação.
Estamos a um pequeno passo da utilização do arquivo com objectivos de conformidade – aplicando políticas de gestão de retenção, de registos e alienação. Os arquivos com políticas associadas permite uma “infra-estrutura de conformidade” – um sistema que identifica e armazena informação relevante, faz a sua gestão, e dá acesso a essa mesma informação sempre que solicitada, de uma forma controlada.
Em conjunto, uma plataforma para gestão de informação empresarial e o arquivo integrado de conteúdos têm um papel significativo a desempenhar em todo o cenário de conformidade. A gestão de múltiplos tipos de conteúdos é fundamental. Os serviços associados à plataforma, tais como a gestão da retenção, segurança, classificação e pesquisa simultânea em várias bases de dados, desempenham um papel importante.
A avaliação e implementação dessas tecnologias podem disponibilizar a base para uma infra-estrutura que engloba pessoas, processos e tecnologia e deve ser considerada, daqui para a frente, como uma parte importante de uma estratégia de conformidade.
João Fernandes
Account Manager, EMC Content Management & Archiving
