As ferramentas de arquivo de mensagens de correio electrónico foram desenvolvidas com o objective de permitir a gestão do armazenamento destas mensagens para que possam ser retidas e acedidas. Disponíveis como pacotes comerciais de software, combinação de hardware e de software ou serviços hospedados, as ferramentas de arquivo de mensagens tornaram-se mais cruciais nos últimos anos à medida que os departamentos de tecnologias de informação (TI) necessitaram de estar em conformidade com as regulamentações, assim como a legislação de “e-discovery” que requerem que os documentos electrónicos estejam disponíveis para auxiliar nas disputas legais. As ferramentas de arquivo de mensagens de correio electrónico trabalham sobre um conjunto de servidores de correio electrónico para capturar, armazenar, indexar e aceder às mensagens.
Outras funcionalidades incluem motores integrados de busca para auxiliar os utilizadores a encontrar mensagens de correio electrónico, a capacidade de automaticamente arquivar o correio electrónico recebido, ferramentas de gestão de politicas e um conjunto alargado de opções de relatórios. Presentemente, alguns produtos incluem ainda a possibilidade de arquivar servidores de ficheiros, plataformas de mensagens instantâneas, dados armazenados em rede e sistemas de gestão de conteúdos e de colaboração.
E-discovery descuidada pode custar milhões
A sua empresa foi surpreendida por uma acção judicial? Conhece o paradeiro de toda a informação armazenada electronicamente?
As acções legais são um facto comum da vida das empresas. Estudos recentes evidenciam que uma empresa norte-americana pode enfrentar em média 305 acções judiciais e que este número ascende a 556 nas empresas com receitas superiores a mil milhões de dólares.
Cada acção judicial implica a obrigação da descoberta – produção de evidências para apresentação ao outro lado de uma disputa legal. No passado, estas evidências eram constituídas unicamente por papéis, tais como contratos, correspondência trocada, etc. No entanto, com a emergência dos novos centros de dados, 95% das comunicações de negócio são criadas e armazenadas electronicamente. Esta realidade coloca o foco na “e-discovery”: descobrir e administrar informação armazenada electronicamente (ESI, Electronic Stored Information).
“Faz sentido”, afirma Gregg Davis, Chief Information Officer (CIO) da Webcor Builders, uma empresa de construção. “Há cinco anos atrás, nunca permitíamos alterações nas encomendas ou nos preços através de correio electrónico. Tudo era assinado e enviado por fax e armazenado em papel. Presentemente, todas as nossas operações são realizadas através de correio electrónico. É a nossa ferramenta principal de documentação de negócio. Cerca de 90% das nossas operações são realizadas electronicamente”.
Esta situação coloca um pesado fardo nas tecnologias de informação, refere Browning Marean, analista da DLA Piper. “Se é digital e é relevante, pode ser descoberto. Então tem que ser encontrado, preservado e examinado” refere. “E as tecnologias de informação desempenham um papel principal porque são as guardiãs da informação – sabem onde e como está armazenada a informação e as tecnologias de informação são as únicas que podem encontrá-la e apresentá-la”.
Novas regras
No sistema judicial norte-americano, o ónus da descoberta da informação armazenada electronicamente adquiriram um novo peso, quando as emendas à Federal Rules of Civil Procedure (FRCP) entraram em funcionamento. As novas regras, que governam as acções nos tribunais, especificamente sublinham o direito e a obrigação das organizações relativamente à e-discovery. As alterações à FRCP aplicam-se a todas as organizações, sejam públicas ou privadas.
“Com as alterações efectuadas à FRCP, os tribunais começam a dizer ‘Sabemos que existe tecnologia para realizar estas operações. Queremos ver que adoptam alguns passos razoáveis para alinhar processos e tecnologias para que a e-discovery seja possível. E se não conseguir, iremos responsabilizá-los por isso. ‘” refere Barry Murphy, analista da Forrester Research.
Cinco funções da e-discovery
Sistema de aviso prévio. Crie um modo normalizado de informar o negócio e o departamento de tecnologias de informação de um litígio judicial pendente. Tal assegura que a informação electrónica relevante para o litigio é recolhida e preservada dentro de um espaço de tempo razoável.
Busca completa. As ferramentas de busca deverão encontrar todos os ficheiros electrónicos relevantes, incluindo mensagens de correio electrónico, documentos, PDF, blogs, Wikis e, nalguns casos, caixas de correio de voz e vídeo. Qualquer coisa que tenha sido armazenada electronicamente e que seja relevante deve estar sujeita ao processo de descoberta.
Selecção e deduplicação. As suas ferramentas deverão ser capazes de realizar buscas, como devolver os itens mais relevantes nas diferentes politicas e contextos e de possuir a funcionalidade de deduplicação. Tal assegura que os advogados não consomem o seu tempo, e o seu dinheiro, à procura de um documento ou mensagem de correio electrónico em diferentes localizações.
Protecção do litigio. As ferramentas deverão permitir o desenvolvimento de politicas de recolha e preservação da informação armazenada electronicamente. As melhores ferramentas disponíveis no mercado mundial possuem funcionalidades de auditoria para prevenir a falsificação ou a destruição, ou seja, a alteração da informação armazenada electronicamente ou da sua metadata.
Politica de destruição. As ferramentas proactivas permitem aos seus utilizadores de destruição da informação armazenada electronicamente que já não possui nenhuma função ou que não está sujeita a uma acção legal ou, ainda, a outra regulamentação. Os dados retidos desnecessariamente podem ser um risco se surgir uma outra acção judicial, na medida em que esses dados poderiam ser descobertos.
Uma alternativa às cópias de segurança
Os volumes das cópias de segurança em muitas organizações tem vindo a crescer de tal modo que estão a causar a alteração do negócio através de amarrar sistemas, armazenamento e capacidade das redes e consumir recursos valiosos de TI, refere um estudo patrocinado pelo fabricante de software de gestão de armazenamento BridgeHead Software.
Mais de metade (59%) dos executivos de TI afirmam que os volumes de dados que estão obrigados a realizar cópias de segurança estão a alterar o funcionamento do negócio ou eventualmente irão. E o problema não desaparece, na medida em que 93% dos inquiridos referem que as suas rotinas de cópias de segurança estão a continuar a crescer.
O problema está a consumir os recursos das TI durante longos períodos. Com efeito, 37% dos inquiridos admitem que as cópias de segurança diárias dos dados principais demoram nove horas, enquanto que 12% referem que demoram mais de 12 horas.
Mas de dois terços (84%) dos inquiridos sentem que poderão ter benefícios através da redução dos volumes de dados que, de um modo rotineiro, são alvo de cópias de segurança. Entre as vantagens destacam:
– Menos tempo dedicado às cópias de segurança e a outros processos de continuidade do negócio (69%)
– Redução do impacto das cópias de segurança e da replicação na utilização das redes e na sua capacidade.
– Redução dos recursos de disco consagrados a fotografia de dados, replicação e mirroring (58%)
– Redução das alterações no ambiente aplicacional (45%)
Um dos mais efectivos modos de reduzir a pressão nas cópias de segurança é tirar partido da informação que é estática ou acedida raramente e arquivá-la fora dos sistemas principais de armazenamento, refere Tony Cotterill, Chief Executive Officer (CEO) da BridgeHead Software.
“Sessenta e um por cento das organizações no nossos estudo admitem que 30 a 50% dos dados nos seus discos principais não são acedidos novamente, apesar de serem incluídos nas cópias de segurança e na replicação. É uma utilização reduzida dos recursos ” refere Tony Cotterill.
A BridgeHead refere que o estudo revelou que muitas organizações estão a começar a utilizar o arquivo para determinados tipos de dados, tais como mensagens de correio electrónico motivadas pela conformidade e pela recuperação em caso de desastre. Segundo a empresa, muitas das actividades de arquivo estão a ser conduzidas pelo departamento financeiro e por outros departamentos fora do controlo do departamento de TI.
Mas para ter maior impacto nos volumes de cópias de segurança realizados, a BridgeHead reconhece que tem que existir um movimento do departamento de TI de soluções pontuais ou equipamentos de arquivo isolados e adoptar uma abordagem organizacional ao arquivo, permitindo que o departamento de TI readquira controlo através do arquivo de todos os tipos de dados a partir de um único ponto na organização. «
“Se adoptar uma abordagem corporativa ao arquivo, os volumes de dados que está a retirar do sistema de armazenamento principal começam a alcançar massa critica que irá permitir parar o crescimento dos volumes de cópias” afirma Tony Cotterill.
O estudo fez parte do Annual Information Lifecycle Management Audit, realizado pela eMedia sob encomenda da BridgeHead Software. A eMedia interrogou 324 executivos, responsáveis de TI, administradores de redes e de sistemas nos Estados Unidos e 148 no Reino Unido.
Novas metodologias para armazenamento de mensagens
Com o correio electrónico a tornar-se um veículo de comunicação dominante no interior das empresas – utilizado para tudo, desde simples notas até ordens de compra, contratos, encomendas e outros documentos – a gestão cuidada do armazenamento de mensagens de correio electrónico tornou-se uma preocupação principal.
Tendo em conta as novas questões de conformidade regulamentar e de retenção de registos, não constitui uma surpresa que um estudo recente da Osterman Research evidencia um crescimento de 20% anual na utilização do correio electrónico e de 35% no armazenamento das mensagens electrónicas.
Mas, presentemente, a generalidade dos servidores de correio electrónico corporativo implementados armazenam os dados utilizando arquitecturas de bases de dados que executam elevados números de operações I/O para completar uma única transacção. Para assegurar a procura, as organizações empresariais adicionam armazenamento dedicado e de elevado custo e limitam a capacidade individual de armazenamento.
No entanto, os novos servidores abertos de correio electrónico permitem processos de armazenamento de mensagens baseados em sistemas de filing que ultrapassam as limitações das arquitecturas de bases de dados e melhoram o desempenho global. O armazenamento baseado em ficheiros permite a escalabilidade destes sistemas de correio electrónico com um custo efectivo e diminuem a complexidade da administração de sistemas e os custos de funcionamento associados. Esta abordagem flexível simplifica o modelo de armazenamento e permitem o crescimento das caixas de correio electrónico para dimensões mais adaptáveis ao modo como os empregados utilizam o correio electrónico.
Questões de desempenho
Os modernos sistemas de “filing” em Linux, tais como o XFS e o Ext3, são rápidos, flexíveis, seguros e eficientes. Por exemplo, estes sistemas suportam funcionalidades como diário, que pode ser utilizado para reproduzir as operações a seguir a um corte de energia, e armazenamento semi-offline, o que possibilita armazenamento de baixo custo para ficheiros acedidos raramente. Estes sistemas de “filing” suportam ainda clustering, permitindo que as organizações desenvolvam “clusters” sistemas de ficheiros para suportar qualquer nível de segurança destes sistemas.
Implementar um sistema de armazenamento baseado em ficheiros disponibiliza melhorias significativas no desempenho e redução de custos porque estes sistemas não requerem muitas operações de leitura/escrita entre o correio electrónico e o subsistema de armazenamento. O desempenho é melhorado. A redução de custos vem da utilização de sistemas de armazenamento mais baratos que permitem que o departamento de TI disponibilize caixas de correio electrónico com maior capacidade de um modo económico. Os servidores de correio electrónico abertos suportam ainda sistemas de ficheiros virtualizados e um único servidor pode executar múltiplos sistemas de “filing”.
Se reduzir custos, aumentar o desempenho e atribuir a cada utilizador uma caixa de correio electrónico suficientemente larga são os objectivos do departamento de TI, um sistema de ficheiros resolve o problema na fonte, tornando o armazenamento de mensagens de correio electrónico mais fáceis de administrar e de manter. A abordagem de sistemas de ficheiros contempla ainda:
* Armazenamento de objectos de dados pesados. Os sistemas de servidores de correio electrónico abertos podem empregar armazenamento de uma única instância ao nível do sistema de ficheiros para objectos pesados em anexo às mensagens — ou mesmo para mensagens de maior dimensão. Cada objecto pode ser colocado em ficheiros separados que podem ser ligados a múltiplas localizações. O armazenamento de uma única instância não poupa apenas espaço de armazenamento mas disponibiliza maior desempenho, na medida em que o ficheiro é escrito apenas uma vez.
* Operações de cópia de segurança. Utilizar um sistema de armazenamento baseado em ficheiros para realizar cópias de segurança é simples, incremental, e detalhado ao nível da mensagem. Adicionalmente, as cópias de segurança dos servidores de ficheiros (copiando apenas as mensagens que não foram alteradas desde o último dia) podem ser efectuadas com ferramentas normalizadas. Os administradores podem criar caixas de correio com maior capacidade na medida em que foi eliminada a necessidade de realizar cópias de segurança.
* Recuperação. Os registos de cópias de segurança permitem que as organizações recuperem registos que acidentalmente foram perdidos ou apagados ou que são necessários para propósitos de conformidade. A arquitectura do sistema de ficheiros “uma mensagem por ficheiro” simplifica a recuperação porque não existem problemas relacionados com a sincronização da base de dados. Tal possibilita uma recuperação detalhada; o departamento de TI pode recuperar uma única mensagem através da recuperação de um único ficheiro, de um directório através da recuperação do directório, um utilizador através da recuperação do directório e subdirectórios do utilizador, ou a totalidade do sistema através da recuperação da árvore de directórios que contem todos os utilizadores – sem se preocupar com a sincronização da base de dados com a cópia.
* Corrupção de bases de dados. O armazenamento baseado em ficheiros elimina o problema da corrupção de bases de dados, porque não existe base de dados intermediária que pode ser fragmentada ou ficar corrompida. Cada utilizador possui um directório individual; cada directório pode conter subdirectórios correspondentes ao calendário, caixa de correio e outras funcionalidades de correio electrónico. Cada mensagem num subdirectório é representada por um ficheiro. Esta abordagem de “um ficheiro por mensagem” significa que qualquer espécie de corrupção que ocorra num disco ou no interior do espaço de armazenamento está limitado a um único ficheiro e não afectará a totalidade do sistema.
* Recuperação em caso de desastre. A recuperação em caso de desastre de mensagens de correio electrónico é mais rápido e simples com uma arquitectura de sistema de ficheiros, porque disponibiliza um modo fácil de construir clusters de baixo custo que melhoram a recuperação em caso de desastre através da eliminação das questões de sincronização das bases de dados.
Todas as vantagens de sistemas de armazenamento baseados em ficheiros adicionam novos modos das organizações disponibilizarem funcionalidades de correio electrónico adequadas às necessidades dos utilizadores de correio electrónico. Os utilizadores acedem ao armazenamento que necessitam e as organizações empresariais adquirem um método mais fácil, mais efectivo em termos de custo de manipular o armazenamento de correio electrónico.
