A empresa implementou o PHC Suporte e o PHC Gestão e PHC Contabilidade na sua filial Cepsóleos.
A CEPSA Portuguesa Petróleos adoptou o software da PHC para automatizar os processos de gestão da Cepsóleos, filial da CEPSA.
A companhia implementou os PHC Advanced Gestão e PHC Advanced Contabilidade na sua filial e ainda instalou os módulos PHC Advanced Suporte no departamento de engenharia e PHC Enterprise Suporte no call center da CEPSA Portuguesa.
Segundo a empresa, numa primeira fase, a gestão da CEPSA Portuguesa era feita por uma aplicação desenvolvida internamente, sistema que foi também estendido às suas filiais. Esta companhia realizou posteriormente uma full migration para SAP R/3 no início de 2004.
Porém, este novo sistema “era demasiado complexo e dispendioso para ser implementado na filial Cepsóleos”, disse António Pereira, Director de Sistemas de Informação e responsável pelo Projecto de Implementação na Cepsóleos.
Aliando este factor à inviabilidade operacional do antigo sistema, “foi decidido migrar para uma solução mais económica, mas que fosse suficientemente robusta e tivesse uma assistência técnica de elevado nível”, revelou o mesmo responsável.
Foi então que a companhia petrolífera iniciou várias consultas de mercado, de forma a verificar qual a solução que melhor respondia às necessidades e particularidades do negócio do petróleo, tendo sido o software PHC o escolhido.
A implementação foi adjudicada à Computer One, empresa que se “destacou devido ao grau de expertise demonstrado nas diversas apresentações que efectuou do sistema”, disse o responsável da CEPSA.
Segundo António Pereira, a Cepsóleos “tem várias particularidades, derivadas da especificidade do negócio do petróleo, pelo que era necessário ter cuidados particulares em termos de análise do sistema a implementar e do grau de conhecimento do produto manifestados pelo fornecedor da solução”, disse o responsável.
Faseamento e evolução
O projecto iniciou em Agosto de 2003 e terminou em Outubro de 2003, tendo estado envolvidos na instalação dois colaboradores da Cepsóleos e um consultor da Computer One.
De acordo com João Tarrana, director-geral da Computer One, “foram cumpridos os prazos estabelecidos inicialmente”. No entender da CEPSA Portuguesa, a solução da PHC é bastante intuitiva tendo, mesmo assim, sido efectuadas pequenas acções de formação aos utilizadores que vão estar em contacto directo com o software”.
Segundo João Tarrana, as aplicações implementadas “criam automatismos que permitem modificar a forma de cálculo dos descontos para os combustíveis”.
Devido à sua base de dados em SQL, a aplicação “possibilitou o uso de um sistema automático que importou os ficheiros do software de uma bomba de combustível da Cepsóleos para o PHC, sem ter existido a necessidade de intervenção humana”, revelou Tarrana. Uma funcionalidade que, continuou, “não estava contemplada na antiga aplicação da CEPSA”.
Por seu turno, o responsável da CEPSA realçou que a solução da PHC “criou uma maior autonomia operacional das filiais, permitindo obter uma informação mais objectiva e oportuna”.
Mas as implementações do Software PHC não se ficaram pelas filiais.
A própria CEPSA Portuguesa também confiou no software da PHC para automatizar alguns dos seus processos. A companhia implementou o módulo PHC Advanced Suporte no departamento de engenharia, o qual faz a gestão dos equipamentos dos postos CEPSA.
Além desta integração, a Computer One ainda implementou o módulo PHC Enterprise Suporte, o qual vai ser usado pelo departamento de call center da empresa, que faz o atendimento aos clientes finais que utilizam cartão Team (Cartão de Fidelização – Pontos) e Star (Cartão de Crédito Frota) e regista as reclamações e os pedidos.
A componente Call Center
De acordo com o director-geral da Computer One, o ERP Enterprise permitiu criar um ecrã de introdução de chamadas completamente novo e ajustado às necessidades do call center.
O pretendido pela CEPSA “era registar diferentes ocorrências numa única chamada, cada uma com o seu assunto e, principalmente, cada uma com o seu ecrã, opções, campos e regras de preenchimento”.
O software da PHC “não só permitiu responder a essas necessidades como ainda permitiu criar listagens diárias, que são enviadas automaticamente e periodicamente por e-mail”, continuou o mesmo responsável.
O facto de a plataforma de base de dados do Enterprise ser SQL possibilitou a criação de várias rotinas de actualização dos dados dos clientes entre o Enterprise e outras aplicações que a CEPSA possui na área de gestão de clientes.
Esta funcionalidade permite ainda fazer o carregamento diário da “Lista Negra” de Cartões Star (cartão de crédito), para que seja possível detectar em tempo real os cartões não autorizados na introdução das autorizações manuais de abastecimento.
João Tarrana sublinha mais uma vez que “foram cumpridos todos os prazos inicialmente estabelecidos para implementação, estando nesta altura a serem efectuados os devidos testes”.
